دستورالعمل انبارگردانی

-۱ نکاتی که باید قبل از انبارگردانی از طرف مسئولین شرکت مورد توجه قرار بگیرد :

-۱-۱ انتخاب شخصی مسئول بعنوان هم آهنگ کننده انبارگردانی ، این شخص سرپرستی عملیات انبارگردانی را بعهده خواهد گرفت .

-۲-۱ دستورالعمل تهیه شده توسط هم آهنگ کننده کاملاً مورد بررسی قرار خواهد گرفت و در صورت وجود اشکال و قبل از شروع عملیات شمارش باید با مسئولین شرکت و موسسه تماس حاصل شود.

-۳-۱ روزها و ساعات انبارگردانی باید مشخص گردد و به قسمتهای مختلف بصورت کتبی اطلاع داده شود که انبار در روزهای تعیین شده تعطیل خواهد بود ، لذا لازم است جهت برآورد احتیاجات خود قبل از روزهای تعیین شده به انبار مراجعه نمایند ( متذکر می شود ، هرگاه در حین انبارگردانی بنابر ضرورت احتیاج به نقل و انتقال موجودیها باشد ، بایستی کلیه نقل و انتقالات تحت نظارت حسابرسان انجام گیرد )

-۴-۱ گروه های انبارگردانی باید با ذکر اسامی قبلاً تعیین و آموزش کافی داده شوند . لازم است به آنها تذکر داده شود تا در حین عملیات اگر به مسئله ای برخورد نمودند باید با هم آهنگ کننده موجودی برداری تماس حاصل نمایند .

-۵-۱ هم آهنگ کننده موجودی برداری قبلاً انبار یا انبارها را مورد بازدید قرار دهد و مطمئن گردد که :

-۱-۵-۱ اقلام بشکلی چیده شده باشد تا شمارش به آسانی انجام پذیر باشد.

-۱-۵-۲ موجودیهایی که به آسانی شناخته نمی شوند با کمک مسئولین انبار و نوشتن شماره صحیح یا شرح کامل مشخص شوند.

-۱-۵-۳ اقلام ناباب ، اسقاط و همچنین اجناس بدون استفاده از سایر اقلام جدا شده باشند .

-۱-۵-۴ برای آنکه موجودیهای امانی را اجناس دیگران نزد شرکت در شمارش موجودیهای شرکت بحساب نیایند باید از سایر موجودیها جدا و مشخص چیده شوند .

-۱-۵-۵ نام و سایر مشخصات اجناس بطور واضح نوشته شده و برروی قفسه اجناس یا خود اجناس نصب یا گذارده شده باشد .

-۱-۶ برای آسانتر شدن امر انبارگردانی باید برگه های شمارش در دو نسخه تنظیم و از پیش آماده و شماره گذاری شده باشد. هم آهنگ کننده موجودی برداری مسئول کنترل صدور این برگه ها بوده و لازم است که حساب تعداد برگه های صادر شده (تسلیم شده) به شمارش کنندگان را نگهدارد . برای کنترل دقیق برگه ها لازم است برگه های باطل شده (به هر دلیل) همراه با برگه های استفاده شده به هم آهنگ کننده تسلیم گردد.

-۱-۷ پیش از اجرای موجودی برداری آخرین شماره مدارک ثبت گردش موجودیها مانند برگ صدور کالا ،رسید کالا ، و غیره به هماهنگ کننده موجودی برداری گزارش گردد.

-۱-۸ مشخصات و تعداد (مقدار) اجناس موجود در قسمت دریافت کالا به هم آهنگ کننده موجودی برداری اطلاع داده شود تا ایجاد بدهی برای شرکت قابل کنترل باشد.

-۱-۹ تسلیم گزارش اجناس موجودی در قسمت صدور کالا نیز مانند بند فوق باید به هم آهنگ کننده موجودی برداری اطلاع داده شود تا اطمینان حاصل شود ، برای این دسته از اجناس فاکتور صادر گردیده است یا جزو موجودیها بحساب آمده است .

-۱-۱۰ برای جلوگیری از شمارش مجدد و یا شمارش نشدن قسمتی از موجودیها لازم است در مدت زمان موجودی برداری جابجایی اجناس بین قسمتهای مختلف تا آنجا که ممکن است انجام نشود .

مواردی که باید طی شمارش مورد توجه قرار گیرند :

-۲-۱ موجودی برداری بوسیله گروه های دو نفری انجام شود ، یک فرد عمل شمارش را انجام داده و فرد دیگر ضمن تائید شمارش آنها را ثبت نماید . تا آنجا که امکان دارد یکی از افراد گروه دو نفری باید بگونه ای انتخاب که با موجودیها آشنا بوده و به آسانی بتواند نوع و مشخصات موجودیها را با مشخصات ثبت شده تطبیق داده و در صورتیکه مشخصات برروی اجناس نصب نشده باشد بتواند مشخصات و نوع اجناس را تطبیق دهد .

-۱-۲-۱ چنانچه موجودیهایی که بر اساس وزن ثبت می شوند ، اطمینان حاصل شود تا وسائل لازم برای توزین موجودیها در دسترس باشد .

-۲-۲ ترجیحاً ، موجودیها دوبار و هر بار بوسیله یک گروه دو نفری متفاوت شمارش گردد.

-۲-۳ برای جلوگیری از دوباره شمارش نشدن پاره ای از موجودیها ، شمارش بایستی بشکل اصولی انجام پذیرد مثلاً موجودیها را ردیف به ردیف ( از ابتدا تا انتها ) شمارش نموده و اجناس شمارش شده را با علامت گذاری مشخص نمایند .

-۲-۴ امضاء تمام برگه های شمارش و هر گونه اصلاح در آنها بوسیله هر دو گروه شمارش کننده ضروری است .

-۲-۵ موجودیهای معیوب ، فاسد ، کم مصرف و غیر استاندارد باید با ذکر مورد در برگه ها ثبت گردد .

-۲-۶ بطور نمونه باید محتویات تعدادی از موجودیهای سربسته توسط گروه های شمارش کننده مورد شمارش قرار گیرد .

مواردی که باید پس از پایان موجودی برداری مورد نظر قرار گیرد .

-۳-۱ کلیه برگه های انبارگردانی ( شامل برگه های استفاده شده ، باطل و استفاده نشده ) برای هم آهنگ کننده موجودی برداری برای کسب اطمینان از استفاده درست و بجا از تمام برگه های شمارش ارسال شوند .

-۳-۲ چنانچه نتیجه انبارگردانی توسط دو گروه اختلافی را نشان دهد یا نتیجه انبارگردانی با مدارک دائمی موجودیها اختلاف داشته باشد ، انبارگردانی دوباره آنها با حضور هر دو گروه شمارش کننده و حسابرسان برای مشخص نمودن عدد نهایی و درست لازم می باشد .

-۳-۳ پس از خاتمه انبارگردانی ، چنانچه هر گونه اصلاحی در برگه های شمارش لازم باشد باید هر گونه اقدام با آگاهی حسابرسان و تائید و هم آهنگ کننده موجودی برداری باشد .

-۳-۴ باید نتیجه بدست آمده با مدارک دائمی ( در صورتیکه وجود داشته باشند ) و حساب کنترل در دفاتر مقایسه شوند .

-۳-۵ بررسی مغایرات و اصلاح مدارک پس از تائید هم آهنگ کننده موجودی برداری امکان پذیر خواهد بود .

-۳-۶ برگه های شمارش و صورت جلسات باید بوسیله کلیه مسئولین ( شمارش کنندگان ، هم آهنگ کننده موجودی برداری و حسابرس داخلی ) امضا شود .

-۳-۷ یک نسخه از دو نسخه مورد استفاده باید بلافاصله برای حسابرسان ارسال شود .